saitip


ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการประชุมสัมมนา

หน่วยที่ 1

ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับการประชุม

 

การปฏิบัติงานภายในสำนักงานไม่ว่าจะเป็นภาครัฐบาลหรือภาคเอกชน   จำเป็นต้องมีการประชุมอยู่เสมอ ๆ    เป็นงานที่หลีกเลี่ยงไม่ได้    ดังนั้น  ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน  จึงควรมีความรู้เกี่ยวกับการปฏิบัติงานประชุม  และการจัดเตรียมความพร้อมของการประชุม

                การประชุมในภาครัฐบาล    จะมีการประชุมมากมายหลายระดับ    ตั้งแต่การประชุมคณะ รัฐมนตรี  การประชุมระดับกระทรวง  ทบวง  กรม  กอง  ฝ่ายและหน่วยงานต่าง ๆ  ปีหนึ่ง ๆ จะมีค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการประชุมเป็นเงินงบประมาณจำนวนมาก  แต่ก็เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องมีการประชุม  และถ้าการประชุมมีประสิทธิภาพก็มีความคุ้มค่า  แต่ถ้าการประชุมไม่มีประสิทธิภาพก็จะทำให้สิ้นเปลืองงบประมาณโดยเปล่าประโยชน์

                การประชุมในภาคธุรกิจของบริษัทสำนักงานจะมีการประชุมผู้ถือหุ้น  ประชุมคณะกรรมการอำนวยการ  ประชุมคณะกรรมการบริหาร 

ประชุมระดับฝ่าย    ประชุมระดับสำนักงาน    ประชุม

ระดับแผนก    และมีการประชุมด้วยวัตถุประสงค์    เพื่อ

ชี้แจงข่าวสารหรือพิจารณาปัญหา    ตลอดจนเรื่องต่าง  ๆ  

อีกมากมาย    ซึ่งมีค่าใช้จ่ายเป็นเงินจำนวนมากเช่นเดียวกับ

ภาครัฐบาล    และถือว่าเป็นต้นทุนของการดำเนินธุรกิจด้วย

                ดังนั้น  การประชุมจึงเป็นเครื่องมือที่ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายในการการดำเนินงานใด ๆ  ซึ่งต้องมีการวางแผนการตัดสินใจ  โดยอาศัยการประชุมเพื่อการคิดร่วมกันอย่างรอบคอบและได้รับการสนับสนุนจากผู้เกี่ยวข้อง    การประชุมเป็นการทำงานทางความคิดเป็นเครื่องมือในการบริหารและการดำเนินงานในกิจกรรมต่าง ๆ   เพื่อให้เกิดความร่วมมือร่วมใจและทำงานร่วมกันได้โดยมีเป้าหมายที่เข้าใจตรงกัน    เป็นศูนย์รวมความคิดในการวางแผน    การกำหนดแนวทางดำเนินการ    การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา    การค้นหาวิธีการในการแก้ปัญหาต่าง ๆ    ซึ่งแต่ละหน่วยงานต่างเลือกสรรรูปแบบของการประชุมที่เหมาะสมกับลักษณะงานและหัวข้อเรื่องที่ตนต้องการ

 

 

ความหมายของการประชุม

 

พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2530 ให้ความหมายของการประชุมคือ มารวมกัน  หรือเรียกให้มาร่วมกัน    เพื่อประโยชน์อย่างใดอย่างหนึ่ง  หรือมาร่วมพบกัน    เพื่อปรึกษาหารือ

 

                การประชุม หมายถึง   การที่บุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปมาพบกันตามนัดหมาย  เพื่อร่วมกันคิดอย่างมีวัตถุประสงค์และระเบียบวิธี  ณ สถานที่หนึ่งตามเวลาที่กำหนด  (สมิต  สัชฌุกร,  2541 : 14)

 

การประชุม  หมายถึง   การที่บุคคลตั้งแต่  2  คนขึ้นไป  มาร่วมปรึกษาหารือและแสดงความคิดเห็น    เพื่อร่วมกันคิดอย่างมีวัตถุประสงค์   มีระเบียบวิธีตามสถานที่และเวลาที่กำหนดไว้ (ขนิษฐา  จิตรอรุณ,  2540 : 11-5)

 

การประชุม  หมายถึง    การที่บุคคลตั้งแต่  2  คนขึ้นไป  มาร่วมปรึกษาหารือ    เพื่อกระทำกิจกรรมให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง  (สมคิด  บางโม,  2541 : 149)

 

จากความหมายต่าง ๆ ที่กล่าวมาพอจะสรุปได้ว่า  การประชุม หมายถึง  การที่บุคคลตั้งแต่  2 คนขึ้นไป  มาร่วมปรึกษาหารือกัน  มีการชี้แจงเสนอแนะ  การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน และนำมาซึ่งความเข้าใจที่ถูกต้องตรงกัน  โดยมีกำหนดการ  สถานที่  และเวลาที่กำหนดไว้

 

วัตถุประสงค์ของการประชุม

 

  1. เพื่อชี้แจง  ทำความเข้าใจกันในการปฏิบัติงานของบุคลากรฝ่ายต่าง ๆ  ในหน่วยงาน
  2. เพื่อให้มีการเจรจาตกลงใจหรือตัดสินใจร่วมกัน โดยอาศัยข้อมูลจากสมาชิก
  3. เพื่อกำหนดนโยบาย  การวางแผน  และหาแนวทางปฏิบัติงาน
  4. เพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ ความคิด ประสบการณ์และข่าวสารข้อเท็จจริงต่าง ๆ
  5. เพื่อระดมความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ในการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ
  6. เพื่อประหยัดเวลาในการวินิจฉัยสั่งการของผู้บริหาร
  7. เพื่อเพิ่มพูนความรู้ให้แก่สมาชิก
  8. เพื่อเสริมสร้างความสามัคคีและความเข้าใจอันดีระหว่างบุคลากรในหน่วยงาน

 

ชนิดของการประชุม

 

                การประชุมแบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ

1.   การประชุมสามัญหรือสมัยสามัญ   คือ    การประชุมที่จัดขึ้นตามปกติเป็นประจำตาม

กำหนดหรือข้อบังคับของสถาบันหรือหน่วยงานนั้น   มีกฎระเบียบ ข้อบังคับเป็นบรรทัดฐาน  มีการกำหนดเวลาไว้แน่นอนว่ามีการประชุมเป็นประจำทุก 3 เดือน ทุกครึ่งปี หรือทุกปี

2.   การประชุมวิสามัญหรือสมัยวิสามัญ  คือ  การประชุมที่จัดขึ้นเป็นพิเศษตามคำเรียกร้อง

ของสมาชิกหรือคณะกรรมการ  เมื่อมีเรื่องที่สำคัญหรือเร่งด่วนที่จำเป็นต้องขอความเห็นหรือจะต้องแถลงให้ทราบโดยด่วนที่ไม่สามารถรอให้ถึงการประชุมสมัยสามัญได้

 

องค์ประกอบของการประชุม

 

  1. ระเบียบวาระการประชุม  คือ  การกำหนดหัวข้อเรื่องที่จะพิจารณาร่วมกันในที่ประชุม
  2. จดหมายเชิญประชุม  คือ  หนังสือแจ้งผู้ที่ต้องเข้าร่วมประชุมและผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ
  3. ประธานที่ประชุม  คือ  ผู้นำการประชุม
  4. องค์ประชุม  คือ  สมาชิกผู้มีหน้าที่เข้าประชุม
  5. ผู้เข้าร่วมประชุม  คือ  ผู้เข้าประชุมเฉพาะกิจ
  6. ครบองค์ประชุม  คือ  มีสมาชิก 2/3 ของจำนวนทั้งหมด  ถ้าต่ำกว่ามติที่ได้ถือเป็นโมฆะ
  7. เลขานุการ  คือ  ผู้จดรายงานการประชุม
  8. ญัตติ  คือ  เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา
  9. แปรญัตติ  คือ  การเสนอซ้อนขึ้นในญัตติ  แก้ไข  เปลี่ยนแปลง  หรือเพิ่มเติมญัตตินั้น ๆ
  10. มติ  คือ  ข้อตกลงที่ถือเป็นข้อยุติของที่ประชุม
  11. รายงานการประชุม  คือ  ข้อความที่เลขานุการจดบันทึกความคิดเห็นของที่ประชุม

 

รูปแบบการจัดการประชุม

 

ในการจัดการประชุมแต่ละครั้งผู้จัดการประชุมควรพิจารณาเลือกรูปแบบของการประชุมให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการประชุม    เพื่อให้

การประชุมนั้นมีประสิทธิผล  และผู้เข้าร่วมประชุมรู้จัก

บทบาทหน้าที่ของตนได้ถูกต้องเหมาะสม    ดังนั้น

ผู้จัดการประชุม    จะต้องมีความรู้ความเข้าใจในเรื่อง

รูปแบบของการประชุม    ซึ่งรูปแบบของการประชุมนั้น

แบ่งออกได้เป็นหลายรูปแบบ  และในที่นี้ได้แบ่งรูปแบบ

ของการประชุมออกเป็น 2 ลักษณะ  ดังต่อไปนี้

  1. การแบ่งรูปแบบของการประชุมโดยการเน้นตามวัตถุประสงค์ของการประชุ
  2. การแบ่งรูปแบบของการประชุมโดยการเน้นตามวิธีการจัดการประชุม

 

 

 

การแบ่งรูปแบบการจัดประชุม

แบ่งโดยเน้นตามวัตถุประสงค์ของการประชุม

แบ่งโดยเน้นตามวิธีการจัดการประชุม

 

1.  การประชุมเพื่อให้ข่าวสาร

2.  การประชุมเพื่อให้เหตุผล

3.  การประชุมเพื่อวางแผนกลยุทธ์

4.  การประชุมเพื่อแก้ปัญหาและตัดสินใจ

 

1.  การประชุมใหญ่

2.  การประชุมปรึกษาหารือ

3.  การประชุมสัมมนา

4.  การประชุมเชิงปฏิบัติการ

5.  การอภิปราย

6.  การบรรยาย

7.  การประชุมแบบซินดิเกต

8.  การประชุมทางไกล

 

1.    รูปแบบการประชุมที่เน้นตามวัตถุประสงค์ของการประชุม

1.1      การประชุมเพื่อให้ข่าวสาร   เป็นการประชุมเพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็นให้ข้อมูล

และข้อเท็จจริง    เพื่อให้มีการตัดสินใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับนโยบาย

1.2      การประชุมเพื่อให้เหตุผล   เป็นการประชุมระดับสูงเพื่อให้เหตุผลในการตัดสินใจ

บางอย่างที่ส่งผลมากระทบต่อผู้ปฏิบัติ

1.3      การประชุมเพื่อวางแผนกลยุทธ์    เป็นการประชุมเพื่อการวางแผนการปฏิบัติงาน

1.4      การประชุมเพื่อแก้ปัญหาและตัดสินใจ    เป็นการประชุมที่ใช้ระยะเวลาสั้น ๆ เพื่อ

การแก้ปัญหาแต่ละวัน

  1. 2.        รูปแบบการประชุมที่เน้นตามวิธีการจัดการประชุม

2.1    การประชุมใหญ่  (Convention)    เป็นการประชุมที่ต้องการสร้างกฎเกณฑ์ใหม่ใน

ด้านวิชาการและด้านการเมือง   เพื่อปรึกษาหารือปรับปรุงหาแนวทางใหม่ ๆ

2.2    การประชุมปรึกษาหารือ   (Conference)    เป็นการประชุมในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง    ที่

ผู้เข้าร่วมประชุมสนใจในปัญหาร่วมกัน   ขนาดของการประชุมจะเป็นกลุ่มเล็กหรือกลุ่มใหญ่แล้วแต่จำนวนสมาชิก

2.3    การประชุมสัมมนา  (Seminar)    เป็นการประชุมที่ดำเนินการอย่างเป็นทางการและ

ได้กำหนดแบบแผนที่แน่นอน  มีคณะผู้รับผิดชอบดำเนินการ  มีหัวข้อเรื่องชัดเจน  มีผู้ทรงคุณวุฒิเข้าร่วมสัมมนา  บรรยาย  หรืออภิปรายเสนอผลงานในรูปแบบต่าง ๆ

2.4    การประชุมเชิงปฏิบัติการ  (Workshop)    เป็นการประชุมวิชาการ   และการทำงาน

ร่วมกัน    โดยสมาชิกจะเป็นกลุ่มที่สนใจปัญหาคล้าย ๆ  กันมาร่วมกันปรึกษาหาวิธีการแก้ไขปัญหาด้วยการลงมือปฏิบัติงานด้วยกัน

 

2.5    การอภิปราย (Discussion)    เป็นการประชุมที่มีสมาชิกตั้งแต่สองคนหรือมากกว่า

สองคนพูดคุยกันอย่างไม่เป็นทางการ   เพื่อพิจารณาหัวข้อที่สนใจร่วมกันแลกเปลี่ยนประสบการณ์ความคิดเห็น  ค้นหาทางเลือกในการแก้ปัญหาหรือวางแผนปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิผล

2.6    การบรรยาย  (Lecture)   เป็นการบรรยายของวิทยากรเพียงคนเดียว    เพื่อถ่ายทอด

ความรู้   ความคิด   นโยบายหรือการแสดงเหตุผลและสิ่งที่น่าสนใจประกอบการบรรยาย   วิทยากรจะต้องเป็นผู้มีความเชี่ยวชาญอย่างแท้จริงในเรื่องที่พูด  มีการกำหนดขอบข่ายของเรื่องที่จะบรรยายและคำนึงถึงพื้นฐานของผู้ฟัง    เพื่อรับรู้และเข้าใจเรื่องราวที่ฟังได้ถูกต้อง

2.7    การประชุมแบบซินดิเกต (Syndicate)  เป็นการประชุมเพื่อแถลงปัญหาข้อมูลแต่ละ

หน่วยงาน    โดยผู้แทนจากหน่วยงานต่าง ๆ  นำเอาปัญหาอุปสรรคมาร่วมประชุมกันเพื่อศึกษาและแก้ไขปัญหาร่วมกัน

2.8    การประชุมทางไกล (Tele Conference)    เป็นการประชุมโดยใช้เครือข่ายดาวเทียม

หรือทางโทรศัพท์   โดยสมาชิกจะอยู่กันคนละสถานที่

 

ลักษณะของการประชุมที่ดี

 

  1. สมาชิกรู้ระเบียบ  กฎ  กติกา  มารยาทของการประชุม
  2. สมาชิกมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น
  3. สมาชิกทราบวัตถุประสงค์ของการประชุม
  4. มีการให้ข้อเท็จจริงและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันอย่างทั่วถึง
  5. ผู้นำการประชุมมีความสามารถดี
  6. สมาชิกกลุ่มเป็นนักฟังที่ดีและเข้าใจผู้อื่นได้ดี
  7. สมาชิกระดมความคิดแก้ปัญหากันอย่างจริงจัง
  8. ผลหรือมติของที่ประชุมต้องเป็นความคิดเห็นของกลุ่ม

 

มารยาทของการประชุม

 

  1. ควรเข้าที่ประชุมตรงเวลา                                                                                                         
  2. ยกมือขออนุญาตประธานก่อนพูดทุกครั้ง             
  3. ใช้คำพูดที่สุภาพ สั้นกะทัดรัด เหมาะสม               
  4. การลุกจากที่นั่งเข้า-ออก  ควรทำความเคารพประธานเป็นการให้เกียรติที่ประชุม
  5. ตั้งใจและสนใจติดตามเรื่องที่ประชุม
  6. ศึกษาข้อมูลและรายละเอียดก่อนเข้าประชุม

 

ปัญหาและอุปสรรคของการประชุม

 

  1. เป็นสนามประลองฝีปากของผู้เข้าประชุม
  2. ไม่ยอมรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น
  3. ขัดแย้ง ถกเถียง วิจารณ์กันอย่างรุนแรง
  4. ขาดการศึกษาถึงกฎ กติกา มารยาทของการประชุม

 

ประโยชน์ของการประชุม

 

  1. เปิดโอกาสในการรับผิดชอบร่วมกัน
  2. ช่วยให้บุคคลผู้เข้าประชุมได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็น ทำให้เกิดทัศนะที่กว้างขึ้น
  3. ช่วยในการตัดสินใจรอบคอบขึ้น    เพราะเป็นมติที่มาจากความคิดเห็นของคนหลายคน

ที่ระดมความคิด ความรู้ ความสามารถและสติปัญญาร่วมกัน

  1. ใช้การประชุมเป็นเครื่องมือในการผัดผ่อน  ต่อรอง  หรือถ่วงเวลา  ในการแก้ปัญหาให้

คลี่คลายลงในช่วงเวลาที่ยังไม่สามารถตัดสินชี้ขาดปัญหาในขณะนั้นได้

  1. ช่วยในการวางแผน  กำหนดนโยบาย  หรือตัดสินใจแก้ปัญหาในการบริหารงาน
  2. ส่งเสริมการทำงานเป็นหมู่คณะช่วยลดความเข้าใจผิด    ความขัดแย้งในการปฏิบัติงาน

ร่วมกัน

  1. ช่วยเผยแพร่ข่าวสารข้อมูลให้สมาชิกได้รับรู้ได้รวดเร็วขึ้น
  2. ใช้สำหรับฝึกอบรมเผยแพร่ความรู้ให้การศึกษา    เพื่อพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ได้อย่างดี

 

คำศัพท์การประชุม 

การประชุมจะตรงกับศัพท์ภาษาอังกฤษหลายคำ  ซึ่งเรียกต่างกันตามจุดมุ่งหมาย  ดังต่อไปนี้

  1. Meeting    เป็นการประชุมที่เกิดขึ้นในสำนักงานหรือบริษัทต่าง ๆ อยู่ตลอดเวลา    ซึ่งมี

จำนวนคนไม่มากนัก    และถือเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานตามปกติ     อาจจะเป็นการประชุมระดับผู้บริหารด้วยกัน  หรือการประชุมระหว่างหัวหน้าและลูกน้อง  หรือการประชุมกับลูกค้าก็ได้

  1. Convention    เป็นการประชุมของคนจำนวนมาก  โดยมากจะเป็นการประชุมระดับชาติ

หรือนานาชาติ   ผู้เข้าร่วมอาจเป็นผู้บรรยายหรือผู้เข้าฟังก็ได้

  1. Conference    เป็นการประชุมวิชาการ    เพื่อให้ผู้ที่มีความรู้   และประสบการณ์ในสาขา

เดียวกันได้แลกเปลี่ยนข้อมูลความคิดเห็นเพื่อความก้าวหน้าทางวิชาการ  

  1. Summit    เป็นการประชุมผู้นำระดับสูงของประเทศ   เพื่อที่จะมาทำความตกลงเกี่ยวกับ

ประเด็นสำคัญที่เกี่ยวข้องกับหลายประเทศ

 

  1. Congress    เป็นการประชุมขนาดใหญ่ซึ่งจัดเป็นประจำ    ผู้เข้าร่วมประชุมมักมาจากทั่ว

ประเทศหรือทั่วโลกและเป็นผู้ที่มีความชำนาญเฉพาะทาง 

  1. Gathering    เป็นการประชุมพบปะสังสรรค์อย่างไม่เป็นทางการ    เพื่อความสนุกสนาน

รื่นเริงในหมู่ญาติหรือผู้ที่คุ้นเคยกัน

  1. Assembly    เป็นการประชุมคณะบุคคล    ซึ่งเรียกว่าสภาหรือสมัชชา    ทำหน้าที่สำคัญ

ระดับรัฐหรือระดับชาติ

  1. Panel     เป็นการประชุมคณะกรรมการที่มีความเชี่ยวชาญในด้านใดด้านหนึ่งเป็นพิเศษ

และได้รับแต่งตั้งให้ทำหน้าที่ซักถามหรือให้คำแนะนำต่าง ๆ

 

######################################################################

 

สรุปท้ายหน่วย

 

                การประชุมเป็นการทำงานทางความคิดในการวางแผน    การกำหนดแนวทางในการดำเนินการ  การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา  และการค้นหาวิธีการในการแก้ปัญหา  โดยเลือกรูปแบบของการประชุมให้เหมาะสมกับลักษณะงานและหัวข้อเรื่องที่แต่ละหน่วยงานต้องการ   นับเป็นเครื่องมือการปฏิบัติงานภายในหน่วยงานไม่ว่าจะเป็นภาครัฐบาลหรือภาคเอกชน    เพื่อช่วยให้การบริหารและการดำเนินงานในกิจกรรมต่าง ๆ ประสบผลสำเร็จอย่างสูงสุด  ด้วยความร่วมมือร่วมใจและทุกฝ่ายสามารถทำงานร่วมกันได้  โดยมีเป้าหมายที่เข้าใจตรงกัน

การประชุมมีวัตถุประสงค์  เพื่อกำหนดนโยบาย  การวางแผนและหาแนวทางปฏิบัติงาน   และการทำงานร่วมกันด้วยความสามัคคีและความเข้าใจที่ดีต่อกัน    การประชุมแบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ  การประชุมสมัยสามัญและการประชุมสมัยวิสามัญ

องค์ประกอบของการประชุม  ได้แก่   ระเบียบวาระการประชุม   ผู้นำการประชุม   ผู้เข้าร่วม

ประชุม  องค์ประชุม  เลขานุการ  รายงานการประชุม   โดยรูปแบบการจัดการประชุมแบ่งออกเป็น 2 ลักษณะ  ได้แก่  รูปแบบการประชุมที่เน้นตามวัตถุประสงค์  และรูปแบบที่เน้นตามวิธีการการจัดประชุม

ลักษณะของการประชุมที่ดี   ผู้นำการประชุมต้องเป็นผู้ที่มีความสามารถ    และสมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมต้องรู้ระเบียบ   กฎกติกา   มารยาทของการประชุม    ทั้งนี้   ปัญหาและอุปสรรคของการประชุมที่อาจเกิดขึ้นได้  คือ  การไม่ยอมรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น  มีความขัดแย้งกันอย่างรุนแรงและไม่ทราบกฎกติกา  มารยาทของการประชุม

 

######################################################################


Phayao-KM © 2011

นโยบาย | ทีมงานผู้พัฒนา
Generated 0.654547 sec.